5 اصل برای مدیریت چرخه عمر انطباق داده های شما

در رقابت برای پیشروی با هوش مصنوعی (AI)، هر شرکتی با چالش مشابهی مواجه است: نحوه مدیریت سیل داده ها در عین کاهش خطر.

در قلب این چالش، مقیاس محض خود داده ها است. پیش بینی می شود تا سال 2028، جهان نزدیک به 400 زتابایت داده ذخیره کند. برای درک این موضوع، یک زتابایت فضای ذخیره سازی برای تقریبا 30 میلیارد فیلم کافی است. کسب‌وکارها با استفاده از هر نوع داده قابل تصور، از اطلاعات شناسایی شخصی (PII) و داده‌های سلامت گرفته تا گزارش‌های وب و اجتماعی، برای تقویت مدل‌های هوش مصنوعی که تجربیات کاربری عمیقاً شخصی‌سازی شده را ایجاد می‌کنند، این روند را هدایت می‌کنند.

جمع‌آوری همه این داده‌ها تنش طبیعی ایجاد می‌کند: انگیزه نوآوری در مقابل مسئولیت حیاتی برای مدیریت ایمن، حفظ انطباق و حفظ اعتماد مشتری. ایجاد تعادل در این چالش ها واقعیت جدیدی است که هر کسب و کاری در آن فعالیت می کند.

مخاطرات هرگز بالاتر نبوده است

هوش مصنوعی یک شتاب دهنده اصلی تغییر برای تجارت امروز است. در حالی که هوش مصنوعی فرصت های باورنکردنی را باز می کند، همچنین چشم انداز داده ها را به طور اساسی پیچیده می کند و چالش های امنیتی و حریم خصوصی کاملا جدیدی را معرفی می کند. خطرات ملموس و قابل توجه هستند:

• شهرت: 59 درصد از مصرف کنندگان دیگر باور ندارند که هوش مصنوعی ایمن است. یک گام اشتباه فقط برای شما هزینه ندارد. همچنین می تواند به روابط مشتری آسیب برساند یا کاهش دهد.

• نظارتی: شبکه جهانی مقررات (یعنی GDPR، HIPAA، SOX، FINRA) پیش از هوش مصنوعی پیچیده بود. با ظهور قوانین جدید و تکامل قوانین موجود، انطباق هدف متحرکی است که حل آن به صورت دستی غیرممکن می شود.

بنابراین چگونه با داده های در حال رشد، خطرات جدید هوش مصنوعی و مقررات پیچیده تر برخورد می کنید؟ ما بر این باوریم که بهترین رویکرد این است که روش‌هایی را برای مشتریان خود در نظر بگیریم و آنها را توانمند کنیم تا راه حل‌های ما را مدیریت کنند و در نتیجه از داده‌های مشتری برای هر دو سازمان محافظت شود.

امنیت و حفظ حریم خصوصی داده ها یک مسئولیت مشترک است

در Salesforce، اعتماد ارزش شماره 1 ما است و ما یک پلت فرم قدرتمند، ایمن و بسیار قابل اعتماد ارائه می دهیم. طرف شراکت شما این است که در کسب و کار و داده های خود متخصص باشید و کنترل های خاصی را که شرکت شما نیاز دارد را اجرا کنید. مهمتر از همه، شما کنترل می کنید که چه کسی به داده های شما دسترسی دارد و چه کاری می تواند با آن انجام دهد. در نهایت، شما مسئول اطمینان از یکپارچگی و انعطاف پذیری داده های خود هستید – اطمینان حاصل کنید که بدون توجه به آنچه اتفاق می افتد محافظت شده و قابل بازیابی هستند. Salesforce پلت فرم امن را فراهم می کند، اما شما کلید داده های خود را نگه دارید.

چارچوبی از پنج اصل انطباق

برای کمک به مدیریت کل چرخه عمر انطباق داده های خود – از جمع آوری تا بایگانی – از چارچوبی استفاده می کنیم که بر اساس پنج اصل کلیدی هدایت می شود. این چارچوب شما را از واکنش به مقررات به ساختن فعالانه استراتژی ایمن، سازگار و ایجاد اعتماد سوق می دهد.

1. به حداقل رساندن

یک اصل اصلی مقررات مانند GDPR، به حداقل رساندن داده ها به این معنی است که شما فقط باید داده هایی را پردازش کنید که برای یک هدف خاص ضروری هستند. ذخیره سازی داده های غیرفعال یا غیر ضروری سازمان شما را به هم می ریزد، هزینه های ذخیره سازی را افزایش می دهد و به طور قابل توجهی خطر انطباق را افزایش می دهد.

از خود بپرسید: آیا می‌توانیم با اطمینان به حسابرس نشان دهیم که فقط آنچه لازم است را حفظ می‌کنیم؟

2. محرمانه بودن

حریم خصوصی داده به معنای محافظت از داده های حساس شما (به ویژه PII) از دسترسی غیرمجاز در طول چرخه عمر آن است. این امر نه تنها در تولید، بلکه در بایگانی‌ها، بایگانی‌ها و محیط‌های توسعه‌ای که در آن PII می‌تواند در معرض نمایش قرار گیرد نیز حیاتی است.

از خود بپرسید: آیا ما داده های مورد نیاز کاربران را در اختیار آنها قرار می دهیم و در عین حال مطمئن می شویم که اطلاعات حساس امن باقی می مانند؟

3. صداقت

یکپارچگی داده به معنای اطمینان از کامل، دقیق و قابل اعتماد بودن داده های شماست. برای هر کسب و کاری در یک صنعت تحت نظارت، اثبات یکپارچگی داده ها یک الزام انطباق است (به عنوان مثال SOX). یک رویداد از دست دادن داده، چه به دلیل خطای انسانی یا نقص سیستم، شرکت شما را در معرض خطر قرار می دهد.

از خود بپرسید: آیا می‌توانیم با اطمینان ثابت کنیم که داده‌هایمان قابل اعتماد هستند و می‌توانیم آن‌ها را پس از هر گونه اختلال به‌طور دقیق بازیابی کنیم؟

4. در دسترس بودن

در دسترس بودن داده ها برای تداوم کسب و کار اساسی است و به معنای چیزی فراتر از جلوگیری از قطع برق است. این در مورد داشتن یک سیستم قابل انعطاف و قابل اعتماد برای بازیابی سریع اطلاعات است. بسیاری از چارچوب‌های نظارتی نیازمند برنامه‌های تداوم کسب‌وکار قوی، از جمله پشتیبان‌گیری هستند.

از خود بپرسید: آیا داده های پشتیبان ذخیره شده ما همیشه در دسترس است؟

5. قابلیت تأیید

ممیزی توانایی شما برای نگهداری گزارشات و سوابق جامع برای نشان دادن انطباق با سیاست ها و مقررات است. کافی نیست که آنها دارند داده ها – باید بتوانید نحوه مدیریت آن را نشان دهید.

از خود بپرسید: آیا می‌توانیم یک مسیر روشن برای پاسخ به سؤالات حسابرس در مورد اینکه چه کسی به داده‌ها دسترسی داشته است، چه تغییراتی ایجاد شده است و چگونه درخواست‌های حفظ حریم خصوصی را انجام می‌دهیم ایجاد کنیم؟

از اصول تا تمرین

شرکت‌هایی مانند بیمه Goosehead به طور فعالانه با استفاده از Salesforce به این چالش‌های انطباق داده‌ها می‌پردازند. آن‌ها با پشتیبان‌گیری از ۱۱۲ میلیون سوابق نقل قول غیرفعال برای به حداقل رساندن ریسک و استفاده از Data Mask برای محافظت از PII در محیط‌های توسعه، داده‌های خود را به یک دارایی با مدیریت خوب تبدیل کردند.

استفانی لایل، مدیر ارشد Salesforce Solutions در Goosehead Insurance می گوید: «افزایش بهره وری بسیار زیاد است. “ما الگوهای قابل استفاده مجدد داریم که در زمان قابل توجهی صرفه جویی می کنند زیرا مجبور نیستیم به صورت دستی داده های ساختگی را برای هر جعبه ماسه ای ایجاد کنیم. اما بزرگترین تاثیر آن کاهش خطر است. ناشناس سازی دقیقاً در فرآیند تعبیه شده است، بنابراین تضمین می شود که اطلاعات حساس مشتری و خط مشی ما در بارگذاری پنهان می شود. اگر این یک فرآیند دستی بود، خطر خطای انسانی – مانند فراموش کردن پوشاندن یک فیلد بسیار بالاتر بود.”

می‌توانید مسیر مشابهی را با نگاشت راه‌حل‌های Salesforce در چرخه عمر مطابقت داده‌های خود دنبال کنید:

• برای به حداقل رساندن داده ها و حفظ حریم خصوصی: از آرشیو برای تخلیه داده های غیرفعال از تولید و Data Mask & Seed برای محافظت از PII حساس در توسعه استفاده کنید.

• برای یکپارچگی و در دسترس بودن داده ها: از Backup & Recover به عنوان شبکه ایمنی خود استفاده کنید و پشتیبان‌گیری خودکار و مستقل را برای آرامش خاطر و بازیابی دقیق داده‌ها فراهم کنید.

• برای بررسی داده ها: از مرکز حریم خصوصی برای خودکارسازی و ردیابی درخواست‌های افراد داده استفاده کنید، در حالی که از Backup & Recover و Archive برای جستجوی داده‌های تاریخی و نشان دادن انطباق استفاده می‌کنید.

رشد داده ها اجتناب ناپذیر است، اما چالش های ناشی از از دست دادن داده ها، جریمه های انطباق و شکست اعتماد مشتری اختیاری هستند. با پرداختن به هر یک از این اصول، می توانید یک پایه داده پایدار بسازید، ریسک را کاهش دهید و با اطمینان در سفر خود به سمت تبدیل شدن به یک شرکت آژانس نوآوری کنید.