امنیت CRM: محافظت از داده های مشتری شما

امنیت CRM هرگز مهمتر از این نبوده است – و داده های مشتری هرگز بیشتر در معرض دید قرار نگرفته است. هر ادغام جدید، کارمند از راه دور و گردش کار مبتنی بر هوش مصنوعی یک نقطه ورود بالقوه ایجاد می کند و حفاظت از داده ها را به یک اولویت رو به رشد برای سازمان هایی تبدیل می کند که به CRM متکی هستند.

امنیت قوی CRM به محافظت از داده های مشتری، حفظ انطباق و کاهش خطر دسترسی غیرمجاز کمک می کند. این به تیم های فروش، بازاریابی و خدمات مشتری این اطمینان را می دهد که اطلاعاتی که هر روز بر آنها تکیه می کنند دقیق، در دسترس و امن است.

این راهنما شامل چه چیزی امنیت CRM است، چرا اهمیت دارد و چگونه می توان فروشندگان را ارزیابی کرد، کنترل های صحیح را اجرا کرد و از اشتباهات رایجی که داده های مشتری را در معرض خطر قرار می دهد اجتناب کرد.

محتوا

امنیت CRM چیست و چرا اهمیت دارد؟

امنیت CRM مجموعه ای از کنترل ها، شیوه ها و فناوری هایی است که از داده های مشتری ذخیره شده در یک پلت فرم CRM محافظت می کند. تیم های درآمد برای فعالیت بر این اطلاعات تکیه می کنند و حفاظت از آن را به یک نیاز اصلی تجارت تبدیل می کنند.

اعتماد مشتری به شدت به حریم خصوصی متکی است. مشتریان اطلاعات حساس را با یک انتظار واضح از ایمنی به اشتراک می گذارند، بنابراین نقض داده ها می تواند به راحتی اعتماد برند را از بین ببرد و باعث ریزش فوری مشتری شود.

چارچوب های نظارتی نیز نیازمند نظارت دقیق است. قوانین پیچیده‌ای مانند GDPR و CCPA به شدت بر نحوه ذخیره داده‌های شخصی توسط تیم نظارت می‌کنند و امنیت کامل را برای جلوگیری از جریمه‌های سنگین نظارتی ضروری می‌سازند.

در نهایت، عملیات درآمدی برای بستن معاملات به داده های تمیز و دقیق بستگی دارد. سیستم‌های ناامن با خطرات دائمی قطعی‌های غیرمنتظره، دستکاری معاملات و سرقت اسرار تجاری مواجه هستند، در حالی که امنیت قوی از جریان‌های درآمد جاری محافظت می‌کند و خطوط لوله را به خوبی اجرا می‌کند.

امنیت CRM Cloud تحت مدل مسئولیت مشترک چگونه کار می کند؟

در پلتفرم های ابری، حفاظت از داده ها یک تلاش تیمی است. امنیت CRM Cloud از یک مدل مسئولیت مشترک پیروی می کند که به وضوح مسئولیت ها را بین ارائه دهنده و مشتری جدا می کند.

ارائه‌دهنده نرم‌افزار زیرساخت ابری زیربنایی، از جمله مراکز داده فیزیکی، سخت‌افزار سرور و به‌روزرسانی‌های اصلی سیستم را فراهم می‌کند. در همین حال، کسب و کار کنترل کاملی بر همه چیز در حساب، از سطوح مجوز کاربر گرفته تا اتصالات برنامه شخص ثالث، حفظ می کند. در واقع، بیشتر حوادث امنیتی ناشی از پیکربندی نادرست کاربر است تا نقص در پلتفرم فروشنده.

نکته حرفه ای: مرزهای مدیریت را زودتر مشخص کنید. برای به حداقل رساندن مسیرهای نشت احتمالی، حقوق فوق‌العاده مدیریت را تنها به دو عضو اصلی تیم اختصاص دهید.

به طور خلاصه، ارائه‌دهنده CRM ابری امنیت زیرساخت ابری را تضمین می‌کند، در حالی که سازمان مدیریت CRM مسئول امنیت داده‌های روی پلتفرم است.

کنترل های امنیتی CRM که در وهله اول به آن نیاز دارید

هر سازمانی باید با مجموعه ای اساسی از کنترل های امنیتی شروع کند. این اقدامات خطر دسترسی غیرمجاز، نشت داده ها و مسائل مربوط به انطباق را کاهش می دهد. آنها همچنین پایه ای قوی برای محافظت از داده های مشتری بدون توجه به پلت فرم CRM فراهم می کنند.

• رمزگذاری در حالت استراحت و در حال انتقال. داده های مشتری باید هم زمانی که در پایگاه های داده ذخیره می شوند و هم در حین حرکت بین کاربران، برنامه ها و ادغام ها محافظت شوند. اکثر پلتفرم‌های سازمانی، از جمله HubSpot Smart CRM، از استانداردهای رمزگذاری مانند AES-256 برای داده‌ها در حالت استراحت و TLS برای داده‌های در حال انتقال استفاده می‌کنند. این تضمین می‌کند که داده‌های ضبط‌شده بدون کلیدهای رمزگذاری مناسب قابل خواندن نیستند – یک کنترل ضروری که از داده‌های مشتری محافظت می‌کند، حتی اگر رسانه ذخیره‌سازی یا ترافیک شبکه به خطر بیفتد.
• کنترل دسترسی مبتنی بر نقش (RBAC) و مجوزهای سطح میدان. هر کارمندی نیازی به دسترسی به هر پرونده مشتری ندارد. کنترل دسترسی مبتنی بر نقش، مواردی را که کاربران می‌توانند بر اساس مسئولیت‌های خود مشاهده یا ویرایش کنند، محدود می‌کند، در حالی که مجوزهای سطح زمینه دسترسی به داده‌های حساس، مانند اطلاعات مالی یا سوابق سلامتی را محدود می‌کنند. این کنترل ها با هم، اصل کمترین امتیاز را اجرا می کنند. همین اصل باید در مورد برنامه های شخص ثالث نیز اعمال شود – مایکروسافت دریافته است که از هر سه برنامه متصل به OAuth یکی از امتیازات بیش از حد برخوردار است و در صورت به خطر افتادن سطح حمله بزرگتری ایجاد می کند.
• احراز هویت چند عاملی (MFA). رمز عبور دیگر به تنهایی برای محافظت از سیستم های CRM مدرن کافی نیست. نیاز به عامل دوم برای احراز هویت، احتمال دسترسی غیرمجاز از طریق اعتبارنامه های سرقت شده یا استفاده مجدد را به شدت کاهش می دهد. برخی از سازمان ها نیز به سمت گزینه های ورود بدون رمز عبور می روند که خطرات امنیتی را بیشتر کاهش می دهد.
• گزارش های حسابرسی و نظارت بر فعالیت. مسیرهای حسابرسی جامع ثبت می کند که چه کسی به داده های مشتری دسترسی داشته است، چه زمانی و چه تغییراتی ایجاد شده است. این گزارش‌ها از بررسی‌های انطباق پشتیبانی می‌کنند و به تیم‌های امنیتی کمک می‌کنند تا به تغییرات غیرمجاز سریع واکنش نشان دهند.
• بررسی های دسترسی منظم مجوزهای کاربر باید مرتباً بررسی شوند تا اطمینان حاصل شود که کارکنان فقط دسترسی هایی را که هنوز به آن نیاز دارند حفظ می کنند. همانطور که افراد نقش خود را تغییر می دهند یا سازمان را ترک می کنند، حذف مجوزهای قدیمی به کاهش خطرات امنیتی غیر ضروری کمک می کند و حفاظت کلی از داده های CRM را تقویت می کند.

چک لیست شروع سریع برای تقویت یک CRM جدید

قبل از راه‌اندازی یک CRM جدید، مطمئن شوید که این اصول اولیه امنیتی وجود دارند:

• رمزگذاری CRM را برای داده ها در حالت استراحت و در حال انتقال فعال کنید.
• نیاز به احراز هویت چند عاملی (MFA) برای همه کاربران.
• نقش های کاربر را تعریف کنید و کنترل های دسترسی مبتنی بر نقش را بر اساس اصل حداقل امتیاز اعمال کنید.
• دسترسی به فیلدهای حساس حاوی داده های مشتری یا تنظیم شده را محدود کنید.
• مجوزهای استاندارد یا غیر ضروری کاربر را بررسی و حذف کنید.
• گزارش های حسابرسی را برای ردیابی فعالیت کاربر و تغییرات سوابق مشتری فعال کنید.
• تنظیمات زمان‌بندی خودکار جلسه و سیاست‌های رمز عبور را پیکربندی کنید.
• اتصالات API ایمن و ادغام های شخص ثالث.
• به طور منظم از داده های CRM نسخه پشتیبان تهیه کنید و مراحل بازیابی را آزمایش کنید.
• تنظیمات امنیتی را پس از استقرار و بر اساس یک برنامه منظم مرور کنید.

کنترل دسترسی CRM چگونه باید کار کند

کنترل دسترسی CRM از دسترسی های داخلی غیرمجاز جلوگیری می کند و داده های حساس مشتری را از خروج از پلت فرم جلوگیری می کند. یک مدل مجوزهای طراحی شده به خوبی از دارایی‌های مشتری محافظت می‌کند و در عین حال فعالیت‌های تجاری روزانه را به خوبی اجرا می‌کند.

نحوه طراحی نقش ها، تیم ها و مجوزهای پرواز

یک ساختار مجوز واضح، حفاظت از داده ها را با سرعت روزانه کار متعادل می کند. تحقیقات امنیتی و استانداردهای پلت فرم به یک اصل اصلی اشاره می کنند: اصل حداقل امتیاز (PoLP). PoLP دسترسی دقیق مورد نیاز برای کارهای خاص را بدون خطرات امنیتی به کارکنان می دهد. امنیت CRM در هسته خود به کنترل دسترسی مبتنی بر نقش نیاز دارد تا قرار گرفتن در معرض رکورد دقیق و قابل کنترل باشد.

مرحله 1: نقش ها را تنظیم کنید.

نقش‌ها تعریف می‌کنند که کاربر می‌تواند چه اقداماتی را در پلتفرم انجام دهد، مانند ایجاد رکورد، ویرایش یا صادر کردن لیست‌ها. پیوست کردن مجوزها به نقش‌های استاندارد از گیج شدن تنظیمات کاربر به کاربر جلوگیری می‌کند.

• مدیر سیستم: کنترل کامل پلت فرم، اختیار راه اندازی و مدیریت کاربر. برای حفظ نظارت کامل، این گروه را کوچک نگه دارید.
• مدیران و رهبران تیم: دید گسترده به عملکرد تیم، گزارش ها و تایید معامله.
• مشارکت کنندگان فردی: مجوزهای متمرکز بر کار، مانند ویرایش های سرنخ های اختصاص داده شده یا به روز رسانی برای پشتیبانی از بلیط ها.
• پیمانکاران خارجی: نقش‌های کاملاً محدود با دسترسی محدود به پروژه‌های فعال، پنهان نگه داشتن لیست مشتریان مشترک.

اقدامات پرخطر نیاز به حفاظت بیشتری دارند. صادرات و حذف‌های انبوه را پس از تأیید مدیر برای مسدود کردن بارگیری‌های انبوه محدود کنید. برای حفظ حریم خصوصی، داشبوردهای مالی یا اجرایی حساس را از کارکنان عمومی پنهان کنید.

مرحله 2: تیم ها و سلسله مراتب نقش را سازماندهی کنید.

نقش‌ها کنترل می‌کنند که چه اقداماتی مجاز هستند، اما تیم‌ها تصمیم می‌گیرند که کاربر کدام رکورد را ببیند. تقسیم بندی تیم لیست های مشتریان را در واحدهای تجاری سازماندهی می کند.

• سطح کاربر: کارمندان می توانند سوابق شخصی خود را مشاهده یا ویرایش کنند.
• سطح تیمی: اعضای یک گروه خاص، مانند تیم فروش شمال، حساب های تیم را به اشتراک می گذارند، در حالی که مدیران کل واحد را دنبال می کنند.
• برای کل سازمان: دسترسی گسترده به تمام حساب‌های محفوظ برای مدیران اجرایی یا عملیات رهبری.

واحدهای کسب و کار والد-فرزند به مدیران ارشد در تیم های فرعی منطقه ای دیده می شوند و تخصیص حساب دستی را حذف می کنند.

مرحله 3: امنیت سطح میدان را پیکربندی کنید.

امنیت در سطح زمینه کنترل دقیقی بر جزئیات حساس در یک رکورد فراهم می کند. حتی زمانی که یک هم تیمی نمایه ای را باز می کند، محدودیت های میدانی داده های خاص را پنهان یا فقط خواندنی نگه می دارد.

مدیریت پایدار به پشتیبانی فعال پلتفرم متکی است. احراز هویت چند عاملی (MFA) باید برای هر حساب، همراه با پشتیبان‌گیری منظم از پایگاه داده فعال باقی بماند تا در برابر فساد پلت فرم محافظت شود.

هنگامی که کارکنان شغل خود را تغییر می دهند یا کسب و کار را ترک می کنند، بررسی های دسترسی دوره ای مجوزهای قدیمی را حذف می کند. بررسی‌های منظم برنامه‌های شخص ثالث متصل تأیید می‌کند که ابزارهای خارجی به صورت ایمن داده‌های شرکت را مدیریت می‌کنند.

راه اندازی عملی در HubSpot

HubSpot این چارچوب امنیتی را از طریق مجموعه‌های مجوز، تیم‌ها و محدودیت‌های ویرایش ویژگی در منوی تنظیمات اصلی اعمال می‌کند. مدیران مجموعه‌های مجوز را برای تنظیم اقدامات واضح با اشیاء موجود در مخاطبین، معاملات و بلیط‌ها می‌سازند، در حالی که کنترل دقیقی بر اقدامات سرپرست مانند فهرست‌های صادر می‌کنند.

وقتی مدیران کارکنان را در تیم‌های اصلی یا ثانویه قرار می‌دهند، با مجوزهایی که روی «فقط مالکیت»، «فقط تیم» یا «همه» تنظیم شده‌اند، قابلیت مشاهده داده‌ها مشخص می‌شود. در نهایت، Property Permissions دسترسی به ویرایش جزئیات حساس، مانند مبالغ معامله یا مراحل چرخه عمر، را برای انتخاب تیم‌ها قفل می‌کند، که خطوط لوله اصلی را ایمن نگه می‌دارد در حالی که عملیات روزانه به خوبی اجرا می‌شود.

امنیت CRM ابری برای ادغام ها و API ها

پلتفرم‌های CRM مدرن برای ارتباط با بقیه پشته فناوری کسب‌وکار طراحی شده‌اند. آنها داده ها را با ابزارهای اتوماسیون بازاریابی، نرم افزار پشتیبانی مشتری، پلتفرم های تحلیلی، سیستم های پرداخت و ده ها برنامه دیگر مبادله می کنند.

بیشتر این اتصالات به رابط های برنامه نویسی کاربردی (API) متکی هستند که به سیستم های نرم افزاری مختلف اجازه می دهد تا داده ها را به صورت خودکار مبادله کنند. در حالی که این کارایی را بهبود می بخشد، 56٪ از سازمان ها نگران دسترسی بیش از حد API هستند. این نگرانی معتبر است، زیرا ادغام های CRM سطح حمله را با ایجاد مسیرهای اضافی به داده های مشتری گسترش می دهند.

هر یکپارچه سازی جدید باید به عنوان یک تهدید امنیتی بالقوه در نظر گرفته شود و قبل از اتصال به CRM بررسی شود. در اینجا برخی از بهترین روش‌ها وجود دارد که می‌تواند به کاهش این خطر و بهبود امنیت API کمک کند:

• مجوزهای مورد نیاز برنامه را مرور کنید. قبل از فعال کردن یکپارچگی، بررسی کنید که به کدام اشیاء، سوابق و اقدامات CRM دسترسی دارد. به برنامه ها فقط باید مجوزهایی داده شود که برای انجام عملکرد مورد نظر خود نیاز دارند.
• ادغام های قابل اعتماد را انتخاب کنید. در صورت امکان، برنامه هایی را از بازارهای رسمی نصب کنید که توسط فروشنده CRM بررسی شده است. به عنوان مثال، بازار برنامه HubSpot هزاران ادغام تأیید شده را ارائه می دهد که از مجوزهای OAuth محدوده استفاده می کنند. این به سازمان‌ها اجازه می‌دهد تا به جای دسترسی نامحدود به حساب، فقط به منابع CRM مورد نیاز برنامه دسترسی داشته باشند.
• موقعیت امنیتی فروشنده را ارزیابی کنید. به دنبال شواهدی بگردید که نشان دهد فروشنده از شیوه های امنیتی تعیین شده، مانند گواهینامه SOC 2، مطابقت با ISO 27001 یا اسناد امنیتی شفاف پیروی می کند. یک ادغام معتبر باید به وضوح توضیح دهد که چگونه داده های مشتری ذخیره، پردازش و محافظت می شود.
• ادغام ها را به طور منظم مرور کنید. سازمان ها اغلب برنامه های کاربردی مرتبطی را جمع آوری می کنند که دیگر مورد استفاده قرار نمی گیرند. ممیزی دوره ای ادغام ها و حذف برنامه های منسوخ شده ریسک غیرضروری را کاهش می دهد.

اقدامات فوق می تواند با محدود کردن دسترسی غیر ضروری به داده های مشتری، به تقویت امنیت CRM ابری کمک کند. آنها همچنین به سازمان ها اجازه می دهند تا از یک پشته فناوری یکپارچه استفاده کنند.

نظارت بر امنیت CRM و آمادگی برای حوادث

کنترل های امنیتی قوی خطر را کاهش می دهد، اما آن را به طور کامل از بین نمی برد. نظارت مستمر به سازمان ها کمک می کند تا فعالیت های مشکوک را قبل از تبدیل شدن به یک حادثه امنیتی شناسایی کنند. گزارش‌های حسابرسی CRM مؤثر، دید مورد نیاز برای بررسی رفتار غیرعادی، نشان دادن انطباق و واکنش سریع در هنگام بروز مشکل را فراهم می‌کنند.

هشدارهای امنیتی CRM چه مواردی را باید پوشش دهند؟

نظارت CRM تغییرات مدیر، صادرات انبوه و ورود غیرمعمول را دنبال می کند. این فعالیت ها همیشه نشان دهنده نیت مخرب نیستند. با این حال، آنها همچنان نیاز به بررسی دارند زیرا می توانند به حساب های در معرض خطر، دسترسی غیرمجاز یا حتی افشای تصادفی داده ها پیام دهند.

برای پیکربندی صحیح نظارت و هشدارها، رویدادهایی مانند:

• تغییرات اداری تغییرات غیرمجاز در حساب‌های مدیر می‌تواند خطر را به میزان قابل توجهی افزایش دهد. برای تغییرات در نقش‌های کاربر، مجموعه‌های مجوز، تنظیمات احراز هویت یا سیاست‌های امنیتی هشدار ایجاد کنید.
• صادرات انبوه داده صادرات بزرگ سوابق یا مخاطبین مشتری باید هشداری را ایجاد کند، به خصوص اگر خارج از ساعات کاری عادی اتفاق بیفتد یا توسط کاربرانی انجام شود که معمولاً داده‌ها را صادر نمی‌کنند.
• فعالیت غیرمعمول ورود به سیستم مراقب ورود از مکان‌های ناشناخته، سناریوهای غیرممکن سفر، دستگاه‌های جدید یا تلاش‌های مکرر برای احراز هویت ناموفق باشید. این الگوها ممکن است نشان دهنده اعتبار به خطر افتاده یا تلاش برای تصاحب حساب باشد.
• تغییرات در ادغام ها یا دسترسی به API. شرکت ها همیشه باید بر ایجاد توکن های API جدید، تغییرات در مجوزهای یکپارچه سازی و مجوز برنامه های شخص ثالث نظارت داشته باشند. این اقدامات می تواند مسیرهای جدیدی را برای داده های حساس مشتری معرفی کند.

چگونه به هشدارهای امنیتی CRM پاسخ دهیم

هشدارها باید به اقدام خاصی از طرف تیم منجر شود. هر سازمانی باید یک فرآیند پاسخ مستند ایجاد کند تا تیم های امنیتی بتوانند به طور مداوم تهدیدات بالقوه را بررسی و کاهش دهند.

یک گردش کار پاسخ معمولی شامل:

• بررسی سیگنال حساب آسیب‌دیده، گزارش‌های حسابرسی و فعالیت‌های اخیر را بررسی کنید تا بررسی کنید که آیا رویداد منعکس‌کننده رفتار تجاری مورد انتظار است یا یک حادثه امنیتی واقعی.

• حاوی ریسک اگر مشکوک به فعالیت غیرمجاز است، حساب یا ادغام آسیب‌دیده را غیرفعال کنید. علاوه بر این، جلسات فعال یا نشانه‌های API را لغو کنید و در حین انجام تحقیقات، دسترسی را به طور موقت محدود کنید.

• ارزیابی تاثیر شناسایی سوابق، سیستم‌ها یا ادغام‌های مشتری که تحت تأثیر قرار گرفته‌اند. تعیین کنید که آیا شخصی به داده های حساس دسترسی پیدا کرده، تغییر داده یا صادر کرده است.

• بازیابی و بهبود کنترل ها. با بهبودی از حادثه، در صورت لزوم، دسترسی را بازیابی کنید. هر گونه آسیب‌پذیری امنیتی را که به این رویداد کمک کرده است رسیدگی کنید و خط‌مشی‌های نظارتی را به‌روزرسانی کنید تا به شناسایی فعالیت‌های مشابه در آینده کمک کنید.

خبر خوب این است که بسیاری از این بررسی ها را می توان خودکار کرد. به عنوان مثال، اتوماسیون CRM می‌تواند مدیران را از رویدادهای پرخطر مطلع کند، بررسی‌های مکرر مجوز را برنامه‌ریزی کند، یا هنگام ایجاد تغییرات پیکربندی حساس، گردش‌های کاری تأیید را راه‌اندازی کند.

اتوماسیون جایگزین تحقیقات انسانی نمی شود، اما کمک می کند تا اطمینان حاصل شود که رویدادهای امنیتی مهم شناسایی و به موقع مورد توجه قرار می گیرند.

انطباق با CRM بدون تاخیر تیم ها

حفاظت از داده ها نباید به عنوان یک مانع کامل برای نمایندگان فروش و بازاریابان احساس شود. نرده‌های هوشمند بی‌صدا در پس‌زمینه کار می‌کنند تا حریم خصوصی داده‌های مشتری را مدیریت کنند، در حالی که تیم‌ها قراردادها را می‌بندند.

بسته به محل زندگی مخاطبین، سه قانون اصلی حریم خصوصی قوانین اساسی را تعیین می کنند.

• GDPR (EU): قبل از جمع‌آوری داده‌ها به رضایت واضح و با مهر زمان نیاز دارد و به افراد این حق را می‌دهد که درخواست حذف کامل سوابق خود را داشته باشند.
• CCPA / CPRA (کالیفرنیا): به کاربران کنترل کامل بر داده های جمع آوری شده و امکان انصراف از اشتراک گذاری داده ها را در هر زمان می دهد.
• HIPAA (مراقبت های بهداشتی در ایالات متحده): اطلاعات بهداشتی محافظت شده (PHI) را از طریق گزارش های دسترسی دقیق، رمزگذاری قوی، و توافق نامه های ارائه دهنده امضا شده (BAA) کنترل می کند.

بخش بزرگی از هر استراتژی انطباق به بهداشت ساده پایگاه داده مربوط می شود. پروفایل های منسوخ و غیر ضروری هر روز که در سیستم می نشینند، ریسک قانونی را افزایش می دهند. این راهنما را در مورد نحوه پاکسازی داده‌های CRM خود بررسی کنید تا لیست مخاطبین خود را نازک و قانونی نگه دارید.

چک لیست عملی: نحوه حسابرسی انطباق CRM

ممیزی سریع سه ماهه پایگاه‌های اطلاعاتی را تمیز نگه می‌دارد و تیم‌ها را از دردسرهای قانونی نجات می‌دهد.

1. رضایت و انصراف را بررسی کنید.

اطمینان حاصل کنید که هر فرم سرنخ حاوی یک انتخاب واضح و دارای مهر زمانی است. هنگامی که شخصی انصراف می دهد، اتوماسیون پلت فرم باید فوراً آنها را از همه لیست های دسترسی حذف کند.

2. فعالیت کاربر و پیوندهای برنامه را تماشا کنید.

گزارش‌های رویداد را فعال نگه دارید تا دانلودهای دسته‌ای ناگهانی یا مشاهده‌های گزارش عجیب را دریافت کنید. برنامه های شخص ثالث را به طور مرتب بررسی کنید تا نرم افزارهای مرتبط هرگز داده های تایید نشده مشتری را در سرورهای ثانویه ذخیره نکنند.

3. داده های واقعی را در جعبه های ماسه ای پنهان کنید.

هرگز اطلاعات واقعی مشتری را در طول تست سیستم در معرض دید قرار ندهید. از پوشش داده در جعبه‌های ایمنی توسعه‌دهنده استفاده کنید و برای محافظت از فایل‌ها در برابر باج‌افزار، نسخه‌های پشتیبان خودکار خودکار را اجرا کنید.

4. دستمال مرطوب تست را انجام دهید.

انجام آزمایش های دوره ای برای درخواست های “حق فراموش شدن”. بررسی کنید که حذف یک مخاطب به طور کامل اطلاعات مربوط به آنها را از اشیاء اصلی، فیلدهای سفارشی و ابزارهای مرتبط حذف می کند.

HubSpot این کنترل‌های حریم خصوصی را در تنظیمات پلتفرم در یک جابجایی دسته‌بندی می‌کند:

1. را کلیک کنید تنظیمات نماد چرخ دنده در منوی اصلی
2. برو به حریم خصوصی و رضایت تحت مدیریت حساب
3. تنظیم حریم خصوصی داده GDPR خود را به تغییر دهید گنجانده شده است.

این تک سوئیچ به طور خودکار وزنه ها را از طریق پلت فرم کنترل می کند:

• دلایل قانونی هر مخاطب جدید را ردیابی می کند، چه به صورت دستی یا وارد شده اضافه شود.
• پاورقی های لازم برای حفظ حریم خصوصی را به فرم های وب و صفحات رزرو قرار اضافه می کند.
• این شامل پیوندهای لغو اشتراک اجباری در ایمیل های فروش است.
• این بنرهای کوکی جاسازی شده را باز می کند تا از حریم خصوصی داده های مشتری در هر نقطه تماس وب سایت اطمینان حاصل شود.

چگونه یک فروشنده CRM را برای امنیت ارزیابی کنیم

ارائه دهنده CRM به برخی از با ارزش ترین داده های تجاری سازمان دسترسی خواهد داشت. وقت گذاشتن برای بررسی شیوه‌های امنیتی آن قبل از استقرار، به شناسایی زودهنگام خطرات احتمالی کمک می‌کند و مقایسه با اطمینان فروشندگان را آسان‌تر می‌کند.

اسناد امنیتی باید به راحتی پیدا شوند، به روز شوند و به اندازه کافی دقیق باشند تا توضیح دهند که چگونه پلتفرم از داده های مشتری محافظت می کند. برای بررسی نیازی به تماس با بخش فروش یا امضای NDA نیست.

به عنوان نشانه های یک شریک ادغام پایدار و ایمن به دنبال موارد زیر باشید:

• گواهی انطباق و ممیزی مستقل. به دنبال گواهینامه هایی مانند SOC 2 Type II، ISO 27001 یا سایر چارچوب های مرتبط با الزامات نظارتی سازمان باشید.
• اسناد رمزگذاری و کنترل دسترسی. ارائه‌دهندگان باید به وضوح توضیح دهند که چگونه داده‌های مشتری در حالت استراحت و در حال انتقال رمزگذاری می‌شوند، چه روش‌های احراز هویت پشتیبانی می‌شوند و چگونه می‌توان مجوزهای دسترسی را پیکربندی و مدیریت کرد.
• پاسخ حادثه و اطلاعات در دسترس بودن. اسناد امنیتی باید چگونگی بررسی حوادث امنیتی، زمانی که مشتریان از رویدادهایی که بر داده‌هایشان تأثیر می‌گذارد مطلع می‌شوند و تعهدات در دسترس بودن خدمات تحت پوشش توافق‌نامه‌های سطح خدمات هستند، مشخص کند.
• یکپارچه سازی و امنیت API. نحوه احراز هویت برنامه‌های شخص ثالث، نحوه ایمن شدن دسترسی API و اینکه آیا این پلتفرم از دامنه‌های مجوز دقیق، گزارش حسابرسی و نظارت مداوم بر برنامه‌های متصل پشتیبانی می‌کند، بررسی کنید.

مرکز اعتماد HubSpot اسناد امنیتی و انطباق را ارائه می دهد و آن را نمونه خوبی از سطح شفافیتی است که سازمان ها باید از یک فروشنده CRM انتظار داشته باشند. قبل از تصمیم گیری برای خرید، مشتریان بالقوه می توانند موارد زیر را بررسی کنند:

• شیوه های امنیتی
• گواهی های انطباق.
• اطلاعات زیرساخت
• تعهدات حفظ حریم خصوصی
• و منابع واکنش به حادثه

منبع

اسناد جامع و در دسترس عموم مانند این به یک برنامه امنیتی بالغ اشاره دارد. همچنین تأیید ادعاهای فروشنده را قبل از انتقال داده های مشتری به پلتفرم آسان تر می کند.

سوالات متداول امنیت CRM

آیا اگر قبلاً MFA را اجرا کرده باشم به SSO نیاز دارم؟

MFA برای تأیید هویت کاربر ضروری است، اما افزودن Single Sign-On (SSO) به طور قابل توجهی امنیت CRM را با متمرکز کردن احراز هویت و فعال کردن لغو فوری دسترسی در سیستم‌های سازمانی تقویت می‌کند. در حالی که احراز هویت چند عاملی از دسترسی غیرمجاز از طریق اعتبارنامه‌های سرقت شده جلوگیری می‌کند، SSO خستگی رمز عبور را از بین می‌برد، خطرات پنهان IT را کاهش می‌دهد و تضمین می‌کند که فسخ حساب ریشه کارمند بلافاصله دسترسی آن‌ها به سوابق حساس مشتری را قطع می‌کند.

چند وقت یکبار باید حقوق مدیر CRM را بررسی کنم؟

تیم باید مجوزهای کنترل دسترسی CRM را هر سه ماه یکبار برای حفظ امنیت قوی CRM بررسی کند. اجرای ممیزی در یک چرخه سخت 90 روزه از خزش امتیازات جلوگیری می کند، دسترسی ابرکاربران را از کارمندان سابق سلب می کند و مجوزهای سطح بالا را محدود به پرسنل فعالی می کند که به آنها نیاز دارند.

ایمن ترین راه برای مدیریت صادرات داده های CRM چیست؟

امن ترین رویکرد برای صادرات داده ها، مجوزهای سختگیرانه، ثبت رویدادهای پیوسته و رمزگذاری فایل را برای حفظ امنیت crm ترکیب می کند. محدود کردن حقوق صادرات به مدیران منتخب، پوشاندن PII خارج از تولید، و نیاز به دانلودهای محافظت شده با رمز عبور با مسیرهای حسابرسی فعال، سوابق حساس مشتری را در درایوهای محلی ایمن نگه می دارد.

چگونه می توانم تشخیص دهم که یک CRM با GDPR مطابقت دارد؟

این پلتفرم انطباق کامل CRM را با GDPR نشان می‌دهد که عملکردهای داخلی را برای مدیریت ردیابی مبنای قانونی، اجرای رضایت صریح، پردازش درخواست‌های دسترسی موضوع و انجام حذف یا ناشناس‌سازی داده‌ها ارائه می‌دهد. تأیید گواهی‌های امنیتی CRM، همراه با اعتبارسنجی ابزارهای بنر کوکی موجود و گزینه‌های میزبانی منطقه‌ای، تضمین می‌کند که سیستم با الزامات قانونی مطابقت دارد.

چه زمانی باید مسائل حقوقی و امنیتی را در تغییرات CRM لحاظ کنید؟

تیم های حقوقی و انطباق بخشی از اولین مرحله برنامه ریزی هر پیاده سازی CRM، تغییر طرح یا راه اندازی یکپارچه سازی شخص ثالث هستند. ورود کارشناسان امنیتی قبل از تغییر جریان داده ها، انتقال پایگاه های داده یا اتصال ابزارهای جدید از نقض مقررات جلوگیری می کند و اطمینان حاصل می کند که بررسی های کامل ریسک مدت ها قبل از تولید ویژگی های جدید انجام می شود.

حفظ امنیت CRM در طول زمان

امنیت قوی CRM چیزی نیست که یک بار بررسی کنید و فراموش کنید. همانطور که داده های مشتری رشد می کند و ابزارهای بیشتری به پشته فناوری اضافه می شود، کنترل های دسترسی، ممیزی ها و حفاظت از داده ها باید مرتبط باقی بماند. با CRM مناسب، بسیاری از این حفاظت ها می توانند در پس زمینه بدون افزودن مراحل اضافی به عملیات روزمره اجرا شوند.

HubSpot CRM سوابق مشتری، کنترل های دسترسی و ویژگی های انطباق را در یک پلتفرم یکسان می کند. متمرکز کردن این کنترل‌ها وابستگی به ابزارهای جداگانه را کاهش می‌دهد، به تیم‌های عملیاتی دید واضح‌تری از اینکه چه کسی به چه چیزی دسترسی دارد، می‌دهد و مدیریت امن داده‌ها را با رشد کسب‌وکار آسان‌تر می‌کند.