قرار بود CRM شما تنها منبع حقیقت برای هر تعامل با مشتری باشد، اما به نظر ساده نمی رسد. نمایندگان فروش تماس را پایان می دهند و 10 تا 15 دقیقه را صرف یادداشت کردن یادداشت ها، به روز رسانی نقاط عطف معامله و تعیین وظایف بعدی می کنند.
عملیات بازاریابی فرم های تکمیل شده دستی را با سوابق تماس مطابقت می دهد. RevOps گزارش هایی را به صورت دستی اجرا می کند که باید خودشان به روز شوند. و با همه اینها، داده ها هنوز تمیز نیستند. اعداد نشان می دهد که این مشکل چقدر گسترده است. نمایندگان فروش تقریباً 25٪ از هفته کاری خود را صرف وارد کردن دستی داده های CRM می کنند.
هوش مصنوعی در مدیریت ارتباط با مشتری به معنای جایگزینی CRM یا تیم شما نیست. روی از بین بردن اصطکاک بین کار و ضبط آن تمرکز کنید.
این پست به این موضوع می‌پردازد که این اصطکاک در کجا بیشتر است، چگونه هوش مصنوعی کار CRM دستی در فروش، بازاریابی و خدمات را کاهش می‌دهد، و چگونه می‌توان این گردش‌ها را در CRM هوشمند HubSpot بدون افزودن ریسک عملیاتی پیاده‌سازی کرد.
محتوا
جایی که هوش مصنوعی در حال حاضر کار دستی CRM را کاهش می دهد
قبل از اینکه وظایف CRM را خودکار کنید، به ترسیم کار با بیشترین اصطکاک در تیم های مشتری کمک می کند. سه دسته متداول عبارتند از:
ورود اطلاعات و ثبت فعالیت. انتظار می رود که نمایندگان هر تماس، ایمیل و جلسه را ثبت کنند و پس از هر تعامل، ویژگی های تماس و معامله را به روز کنند. این کار زمانی که به صورت دستی انجام می شود زمان بر است و زمانی که تیم ها تحت فشار سهمیه هستند ناسازگار است. تحقیقات به طور مداوم نشان می‌دهد که نمایندگان فروش را بر ثبت‌نام اولویت می‌دهند، بنابراین CRM ورودی را منعکس می‌کند تا آنچه واقعاً اتفاق افتاده است.
پیگیری و اجرای انتقال. پس از یک دمو، پر کردن فرم، یا تماس اکتشافی، شخصی باید در مورد مرحله بعدی تصمیم بگیرد، دامنه را بنویسد، آن را ارسال کند و نتیجه را ثبت کند. هنگامی که این فرآیند دستی و بدون سند باشد، سرعت ردیابی کاهش می‌یابد و کیفیت بر اساس تکرار متفاوت است.
گزارش و اولویت بندی مدیران فروش به صورت دستی گزارش های خط لوله را جمع آوری می کنند. تیم های RevOps داده ها را برای ساخت داشبورد صادر می کنند. نمایندگان تصمیمات شهودی در مورد اینکه کدام منجر به کار می شود می گیرند زیرا CRM به طور خودکار هشدارهای فوریت را دریافت نمی کند.
هدف اتوماسیون AI CRM حذف قضاوت انسان از این حوزه‌ها نیست، بلکه کاهش هزینه‌های اداری است تا بتوان قضاوت را در مورد تصمیم‌هایی که واقعاً مهم هستند اعمال کرد: نحوه رسیدگی به یک حساب خاص، زمان افزایش یک معامله، و محل سرمایه‌گذاری زمان خروجی.
چگونه هوش مصنوعی ورود داده های CRM و ثبت فعالیت را کاهش می دهد
به طور خودکار مخاطبین، شرکت ها و فعالیت ها را ضبط کنید.
دانستن اینکه آیا هوش مصنوعی کار دستی را در CRM کاهش می دهد یا خیر، نیازمند ردیابی معیارهای مناسب از روز اول است. وعده اصلی هوش مصنوعی در CRM این است که باید آنچه را که اتفاق افتاده بدون نیاز به ورودی دستی پس از هر تعامل ثبت کند.
در CRM هوشمند HubSpot، چندین مکانیسم با هم کار می کنند تا این اتفاق بیفتد.
یکپارچه‌سازی ایمیل و تقویم به‌طور خودکار ایمیل‌های ارسال‌شده و دریافتی، دعوت‌نامه‌های جلسه و فعالیت تماس‌ها را به سوابق تماس، شرکت و معامله مربوطه ثبت می‌کند. هنگامی که یک نماینده به Gmail یا Outlook متصل می شود، HubSpot می تواند ارتباطات خروجی و ورودی را بدون باز کردن CRM ثبت کند.
ویژگی ضبط داده هوشمند HubSpot یک قدم فراتر می رود: از هوش مصنوعی برای اسکن رونوشت مکالمات و جلسات و ارائه به روز رسانی در مورد ویژگی های معامله بر اساس آنچه در واقع بحث شده است استفاده می کند. به جای اینکه از یک نماینده بخواهد پس از تماس به صورت دستی فیلدها را پر کند، سیستم مکالمه را می خواند و به روز رسانی های پیشنهادی – بودجه، مراحل بعدی، تغییرات ذینفعان – را برای تایید نماینده نمایش می دهد.
عامل هوش مصنوعی HubSpot از این بیشتر برای تعاملات ورودی استفاده می کند، سوابق CRM را در زمان واقعی در خلال مکالمات در چت، ایمیل و سایر کانال ها به روز می کند، و تضمین می کند که هر نقطه تماس تا زمانی که یک نماینده انسانی درگیر می شود، زمینه کامل تاریخی دارد.
یادداشت های جلسه را به زمینه CRM قابل استفاده تبدیل کنید.
یکی از بزرگترین شکاف های داده در هر CRM، خلاصه پس از جلسه است. اکثر تیم‌ها یا آن را نادیده می‌گیرند یا متناقض می‌نویسند، به این معنی که یادداشت‌ها چیزی را که واقعاً در مکالمه آموخته شده منعکس نمی‌کنند.
یادداشت‌گیر اصلی HubSpot، زمانی که برای مکالمات ضبط‌شده استفاده می‌شود، اکنون خلاصه‌های مفصلی از مکالمات و جلسات را مستقیماً در رکورد CRM ایجاد می‌کند. این خلاصه‌ها فراتر از رونوشت است – آنها موضوعات کلیدی، مراحل بعدی و سیگنال‌هایی برای پیشرفت معامله را برجسته می‌کنند.
برای تیم هایی که از سازنده گردش کار HubSpot استفاده می کنند، جمع بندی سوابق عمل گردش کار به طور خودکار اطلاعات خلاصه تولید شده توسط هوش مصنوعی را هنگامی که مرحله معامله تغییر می کند، یک بلیط افزایش می یابد یا رویداد CRM دیگری رخ می دهد، تولید می کند. ابزار هوش مصنوعی HubSpot خلاصه را تولید می‌کند و می‌تواند به مراحل بعدی گردش کار وارد شود – به عنوان مثال، به طور خودکار یک فیلد «مرحله‌های بعدی» را پر می‌کند یا یک اعلان به مدیر حساب راه‌اندازی می‌کند. این در Smart CRM Professional و Enterprise موجود است.
نتیجه عملی: وقتی یک معامله به مرحله پایانی می‌رود، نماینده یا مدیری که آن رکورد را باز می‌کند، خلاصه‌ای ساختاریافته از فعالیت‌های اخیر را بدون نیاز به خواندن هر یادداشت ضبط شده و رشته ایمیل دریافت می‌کند. زمینه از قبل وجود دارد.
سوابق را با غنی سازی و کپی برداری تمیزتر نگه دارید.
ورود دستی داده ها دو نوع مشکل ایجاد می کند: فیلدهای از دست رفته و رکوردهای تکراری. هر دو اتوماسیون پایین دستی، امتیازدهی سرنخ و دقت گزارش را تضعیف می کنند.
لایه غنی‌سازی داده HubSpot با استفاده از مجموعه داده تجاری HubSpot، فروشندگان شخص ثالث و داده‌های در دسترس عموم، به‌طور خودکار بیش از 40 ویژگی تماس و شرکت را پر می‌کند – از جمله صنعت، اندازه شرکت، درآمد سالانه، مکان، عنوان شغل و نمایه‌های رسانه‌های اجتماعی.
نام، نام خانوادگی و ایمیل کاری برای غنی سازی مخاطبین استفاده می شود. دامنه برای غنی سازی شرکت استفاده می شود. هنگامی که رکوردهای جدید وارد CRM می شوند، غنی سازی را می توان به گونه ای پیکربندی کرد که به طور خودکار اجرا شود تا زمانی که نماینده اعلان سرنخ را دریافت می کند، سابقه از قبل زمینه شرکت را دارد.
برای سوابق موجود، جریان‌های کاری غنی‌سازی انبوه به شما امکان می‌دهد مخاطبین یا شرکت‌هایی را با فیلدهای خالی هدف قرار دهید – به عنوان مثال، مخاطبین بدون صنعت یا تعداد کارمندان – و داده‌های غنی‌شده را در مقیاس اعمال کنید.
در سمت حذف مجدد، پرچم‌های مدیریت تکراری HubSpot احتمالاً با ایمیل، نام و شرکت مطابقت دارند. ویژگی Deduplication هوش مصنوعی HubSpot از ادغام انبوه رکوردهای پرچمدار پشتیبانی می کند. نکته مهم توالی در اینجا اجرای deduplication قبل از غنی سازی است. غنی سازی سوابق تکراری اعتبارات را مصرف می کند و مقادیر فیلد متناقضی ایجاد می کند که می تواند باعث خطاهای گزارش دهی پایین دستی شود.
یک حفاظت عملی که ارزش پیاده‌سازی را دارد: از حالت «فقط غنی‌سازی فیلدهای خالی» برای محافظت از نقاط داده‌ای که به صورت دستی بررسی شده‌اند در برابر بازنویسی استفاده کنید. اگر نماینده ای خط تماس مستقیم یا عنوان شغلی صحیح را از طریق یک مکالمه واقعی تأیید کرده باشد، غنی سازی خودکار نباید این موضوع را لغو کند.
چگونه هوش مصنوعی کار پیگیری دستی را کاهش می دهد
از دنباله های گردش کار و محرک ها بعد از تماس ها یا پر شدن فرم ها استفاده کنید.
شکاف بین سیگنال خرید و پیگیری، جایی است که معاملات متوقف می شود. وقتی پیگیری بستگی به این دارد که نماینده به خاطر بسپارد یک پیام خاص را در زمان مناسب ارسال کند، سرعت متفاوت است. CRM مبتنی بر هوش مصنوعی با خودکارسازی منطق ماشه و نه فقط محتوا، پیگیری دستی را کاهش می دهد.
در HubSpot، Sequences به شما این امکان را می‌دهد که یک مخاطب را در یک سری ایمیل‌ها و کارهای زمان‌بندی‌شده ثبت‌نام کنید که به‌طور خودکار اجرا می‌شوند تا زمانی که مخاطب پاسخ دهد یا اقدامی انجام دهد. نکته کلیدی این است که ضبط توالی را به رویدادهای CRM پیوند دهید، نه تصمیمات دستی برای تکرارها.
به عنوان مثال، هنگامی که فرمی که با بازدید از صفحه با هدف پر شده است، ثبت می شود، یک گردش کار می تواند به طور خودکار مخاطب را در یک دنباله پیگیری پس از یک نسخه نمایشی ثبت کند، مخاطب را بر اساس قلمرو حساب یا قوانین مالکیت به نماینده صحیح اختصاص دهد، و یک کار پیگیری با ضرب الاجل ایجاد کند. نماینده مجبور نیست تصمیم بگیرد که در مرحله بعد چه کاری انجام دهد – گردش کار مسیریابی و اولین محدوده را کنترل می کند.
پس از تماس فروش با استفاده از یادداشت‌گیر جلسه HubSpot، یک گردش کار می‌تواند پس از پایان تماس فعال شود، خلاصه‌ای از ضبط را راه‌اندازی کند، و مخاطب را در ترتیب مناسب پس از تماس ثبت کند—همه بدون مداخله تکرار.
این پیامدهایی فراتر از عملکرد تکرار فردی دارد. پیگیری مداوم در سطح تیم دقت گزارش را بهبود می بخشد. اگر هر دسترسی پس از نمایش آزمایشی از طریق توالی ثبت شود، می‌توانید اندازه‌گیری کنید که محتوای دنباله‌ای واقعاً پاسخ‌ها و پیگیری‌ها را هدایت می‌کند.
به جای نوشتن از ابتدا، محدوده را با داده های CRM سفارشی کنید.
یکی از کاربردهای عملی هوش مصنوعی HubSpot ایجاد پیام های خروجی با زمینه غنی CRM است. به جای نوشتن هر ایمیل از یک صفحه خالی، هوش مصنوعی HubSpot می‌تواند تاریخچه تراکنش، داده‌های تماس، فعالیت‌های اخیر و داده‌های فیرموگرافیک را برای ایجاد پیش‌نویسی که قبلاً برای رکورد خاص سفارشی شده است، استخراج کند.
این با ابزارهای رایج تولید کننده ایمیل هوش مصنوعی متفاوت است. از آنجایی که هوش مصنوعی HubSpot در Smart CRM کار می کند، به زمینه کامل مشتری دسترسی دارد: آنچه در آخرین تماس مورد بحث قرار گرفت، مرحله معامله، نقش مخاطب، و نحوه پاسخگویی مخاطبین مشابه در شرکت های مشابه. AI Prospecting Agent با تحقیق در مورد حساب‌های هدف و سفارشی‌سازی دسترسی در طول چرخه عمر مشتری این کار را بیشتر انجام می‌دهد – به تیم‌های فروش کمک می‌کند بدون نیاز به ساعت‌ها تحقیق دستی حساب، خط لوله را سریع‌تر بسازند.
نتیجه هنوز نیاز به بازبینی نماینده قبل از ارسال دارد. ارزش در کاهش زمان از “من باید ادامه دهم” به “پیش نویس مربوطه آماده برای پالایش” است، به جای جایگزینی قضاوت نماینده در مورد مناسب بودن پیام.
چگونه هوش مصنوعی کار گزارش دهی دستی و اولویت بندی را کاهش می دهد
بهبود امتیازدهی سرنخ و دید خط لوله.
سیستم‌های امتیازدهی سنتی نیاز به قوانین دستی دارند: امتیازهایی را برای پر کردن فرم‌ها، بازدید از صفحه، باز شدن ایمیل، و ویژگی‌های فیرموگرافیک اختصاص دهید و سپس زمانی که مدل از واقعیت منحرف شد، قوانین را تنظیم کنید. این رویکرد می تواند با رشد پایگاه داده تماس شما از بین برود، زیرا قوانین تعیین شده در ماه اول اغلب منعکس کننده الگوهای خرید واقعی شش ماه بعد نیستند.
به‌جای تخصیص دستی امتیازات رفتاری، امتیازدهی پیش‌بینی‌کننده HubSpot مستقیماً از تاریخچه معامله‌تان یاد می‌گیرد و با استفاده از امتیازات بسته‌شده و بسته‌شده برای مدل‌سازی اینکه کدام مخاطب ارزش اولویت‌بندی را دارد، می‌گیرد. این سیستم سیگنال‌های رفتاری، فیرموگرافیک و تعامل را تجزیه و تحلیل می‌کند تا به هر مخاطب امتیاز «احتمال بسته شدن» و سطح «اولویت تماس» اختصاص دهد. مخاطبین با امتیاز بالا می توانند به طور خودکار مسیریابی SDR، ضبط سریع یا یک هشدار به نماینده مالک را راه اندازی کنند – مرحله تریاژ دستی را از بازبینی خط لوله صبحگاهی حذف می کند.
ابزار هدف خرید HubSpot یک سیگنال در سطح شرکت اضافه می‌کند: این حساب‌ها را با قصد خرید بر اساس رفتار وب، با استفاده از کد رهگیری HubSpot و جستجوی معکوس IP برای شناسایی بازدیدکنندگان ناشناس و تطبیق آنها با شرکت‌هایی که صفحات قیمت‌گذاری یا نمایشی را ارزیابی می‌کنند، نشان می‌دهد. این به تیم‌های فروش دیدی در سطح حساب از قصد می‌دهد بدون اینکه نیازی به ارسال فرم توسط مخاطب باشد.
دو اخطار عملی که شایان ذکر است: امتیازدهی پیشگویانه فقط به اندازه داده های پشت آن خوب است. اگر مراحل چرخه حیات به طور متناقض اعمال شوند یا صفحات کلیدی به درستی علامت گذاری نشده باشند، مدل در مورد نویز آموزش داده می شود. و دقت تخمین قصد خریدار به کامل بودن راه‌اندازی ردیابی شما بستگی دارد – ردیابی ناقص سیگنال‌های کج ایجاد می‌کند. هر دو ویژگی به داده های CRM تمیز پاداش می دهند.
برای زمینه های بیشتر در مورد پیش بینی با هوش مصنوعی، به راهنمای HubSpot برای هوش مصنوعی برای پیش بینی مراجعه کنید.
خلاصه ها، مراحل بعدی و ورودی های پیش بینی را استاندارد کنید.
یکی از منابع کمتر مورد توجه کار CRM دستی، کارهای مقدماتی است که قبل از بررسی خط لوله یا تماس پیش‌بینی انجام می‌شود. مدیران خواستار به‌روزرسانی معاملات هستند، نمایندگان برای به‌روزرسانی رکوردها تلاش می‌کنند، و مکالمه‌ای که حاصل می‌شود بر اساس داده‌هایی است که تحت فشار ضرب الاجل وارد می‌شوند، نه داده‌هایی که در طول زمان به‌طور دقیق ثبت می‌شوند.
خلاصه های هوش مصنوعی مبتنی بر گردش کار HubSpot این کار آماده سازی را کاهش می دهد. هنگامی که یک معامله به عنوان یک تعامل پیش‌بینی علامت‌گذاری می‌شود، گردش کار می‌تواند به‌طور خودکار خلاصه‌ای ساختاریافته از معامله ایجاد کند – فعالیت‌های اخیر، وظایف باز، تعامل با تماس و هرگونه سیگنال شناسایی‌شده توسط هوش مصنوعی از تماس‌ها و یادداشت‌ها – و آن را قبل از جلسه بررسی به مدیر نمایش دهد. ورودی پیش‌بینی از قبل وجود دارد. جلسه می تواند به جای به روز رسانی وضعیت، بر استراتژی تمرکز کند.
HubSpot همچنین از پیش‌بینی مبتنی بر هوش مصنوعی برای ارائه نتایج نهایی بر اساس مرحله معامله، سرعت و داده‌های تعامل استفاده می‌کند و به رهبران فروش می‌دهد درک اولیه‌ای از اینکه این رقم به کجا می‌رود. این کار دستی ساخت مدل‌های پیش‌بینی در صفحات گسترده را کاهش می‌دهد – اگرچه بازبینی انسان از مفروضات پیش‌بینی‌کننده همچنان مهم است، به‌ویژه برای معاملات با چرخه‌های معامله غیرعادی یا پویایی روابط که به طور کامل در CRM ثبت نشده است.
برای اطلاعات بیشتر در مورد نحوه استفاده تیم‌های فروش از هوش مصنوعی برای بهبود دقت پیش‌بینی، به وضعیت هوش مصنوعی در گزارش فروش مراجعه کنید.
نحوه پیاده‌سازی گردش‌های کاری AI CRM در HubSpot بدون افزودن ریسک
با یک گردش کار با اصطکاک بالا شروع کنید.
مطمئن ترین راه برای پذیرش AI CRM این است که گردش کاری را انتخاب کنید که به طور واضحی دردناک، قابل اندازه گیری و کم خطر باشد تا در ابتدا خودکار شود. نقاط شروع خوب کلی:
- پیگیری بعد از جلسه: پس از ثبت جلسه، ضبط توالی و ایجاد کار را فعال کنید.
- غنی سازی سرب جدید: هنگامی که یک فرم ارسال می شود، قبل از اینکه به یک نماینده هدایت شوند، غنی سازی هوش مصنوعی HubSpot را برای مخاطبین و سوابق شرکت فعال کنید.
- هشدارهای معامله قدیمی: وقتی به مدت 14 روز هیچ فعالیتی در یک معامله باز ثبت نشده است، یک کار را فعال کنید و به صاحب معامله اطلاع دهید.
هر کدام یک معیار واضح قبل و بعد دارند – زمان پاسخ، کامل بودن فیلد، یا سرعت تکمیل کار – و فقط بر روی گردش کاری خاصی که در حال ایجاد آن هستید، تأثیر می‌گذارد، نه بر CRM گسترده‌تر.
شروع کوچک به شما امکان می دهد ارزیابی کنید که آیا داده های شما برای عملکردهای هوش مصنوعی آماده هستند یا خیر. امتیازدهی و دقت غنی‌سازی پیش‌بینی‌کننده به مراحل چرخه عمر تمیز، ارزش‌های ثابت دارایی و سوابق تماسی بستگی دارد که نشان‌دهنده تعامل واقعی است. اگر CRM شما مشکل کیفیت داده قابل توجهی دارد، قبل از مقیاس‌بندی جریان‌های کاری هوش مصنوعی آن را برطرف کنید.
برای نگاهی گسترده تر به خودکارسازی گردش کار فروش، راهنمای اتوماسیون فروش HubSpot را بررسی کنید.
هندریل ها را برای کیفیت داده ها و مجوزها تنظیم کنید.
قبل از فعال‌سازی خودکار غنی‌سازی یا به‌روزرسانی‌های رکورد مبتنی بر گردش کار در مقیاس، دو حفاظ خطر خطاهای ایجاد شده توسط هوش مصنوعی را کاهش می‌دهند:
محافظت در برابر غنی سازی غنی سازی را طوری پیکربندی کنید که به جای رونویسی مقادیر موجود، فقط در فیلدهای خالی بنویسد. این داده‌های تأیید شده دستی – جزئیات تماس نماینده تأیید شده، ارزش معامله مورد مذاکره، ویژگی سفارشی تنظیم‌شده توسط تیم RevOps شما – از بازنویسی توسط غنی‌سازی خودکار که ممکن است واقعیت فعلی را منعکس نکند محافظت می‌کند.
محدوده مجوز. دسترسی HubSpot به غنی سازی داده ها به مجوزهای super admin یا مجموعه خاصی از مجوزهای غنی سازی داده نیاز دارد. قبل از ارائه به‌روزرسانی‌های رکوردهای غنی‌سازی انبوه یا گردش کار برای یک پایگاه کاربر بزرگ، بررسی کنید که کدام نقش‌ها باید به تنظیمات غنی‌سازی دسترسی داشته باشند و کدام‌ها باید فقط خواندنی باشند. حفظ پیکربندی غنی‌سازی با مجوزهای دقیق از بازنویسی انبوه تصادفی جلوگیری می‌کند و بررسی اینکه چه چیزی و چرا تغییر کرده است را آسان‌تر می‌کند.
کپی برداری اول همانطور که در بالا ذکر شد، قبل از فعال کردن غنی سازی انبوه، یک پاس deduplication انجام دهید. به Contacts → Actions → Manage Duplicates در HubSpot بروید، با موارد منطبق شده کار کنید و از ویژگی ادغام انبوه هوش مصنوعی HubSpot برای صف های تکراری بزرگتر استفاده کنید. این یک کار یک بار نیست – ایجاد مرور تکراری تکراری در ریتم مدیریت CRM از ترکیب شدن مشکل جلوگیری می کند.
تصمیم بگیرید که چه چیزی باید همیشه توسط انسان ها مشاهده شود.
هوش مصنوعی با مدیریت بخش‌های قابل پیش‌بینی و تکراری مدیریت داده و محدوده، کار دستی CRM را کاهش می‌دهد. در شرایطی که زمینه، پویایی رابطه یا ریسک بالاست، جایگزینی برای قضاوت نیست. برخی از تصمیمات باید در دست انسان باقی بماند، صرف نظر از اینکه اتوماسیون چقدر توانمند می شود:
- شرایط معامله و تعهدات تجاری: هر تماسی که متضمن قیمت، تخفیف یا شرایط قراردادی باشد باید قبل از ارسال توسط نماینده بررسی شود.
- مسیریابی تشدید: هنگامی که یک بلیط پشتیبانی یا سؤال تراکنش به اندازه کافی حساس است که پاسخ اشتباه می تواند به اتصال آسیب برساند، یک انسان باید به جای تکیه بر یک قانون خودکار تصمیم مسیریابی را اتخاذ کند.
- تعهدات برآورد شده: خلاصه‌های پیش‌بینی‌کننده تولید شده توسط هوش مصنوعی ورودی‌هایی برای قضاوت مدیران هستند، نه جایگزین‌های آن. بازنگری انسانی مفروضات تجارت – به ویژه برای معاملات بزرگ یا غیر معمول – همچنان مهم است.
- داده ها روی رکوردهای با ارزش بالا بازنویسی می شوند: برای استراتژیک‌ترین مخاطبین و شرکت‌های خود، برچسب‌گذاری سوابق را در نظر بگیرید تا غنی‌سازی خودکار یا به‌روزرسانی‌های مبتنی بر جریان کار به تأیید دستی نیاز داشته باشد.
این چارچوب همچنین پیامدهایی برای پذیرش تیم دارد. وقتی نمایندگان بفهمند که هوش مصنوعی با واگذاری قضاوت به آنها کار داده های تکراری را انجام می دهد، احتمال بیشتری دارد که به سیستم اعتماد کنند و کمتر از آن عبور کنند.
چگونه می توان اندازه گیری کرد که آیا هوش مصنوعی واقعاً کار دستی CRM را کاهش می دهد؟
استقرار گردش‌های کاری هوش مصنوعی بدون اندازه‌گیری تأثیر آنها، بهبود آنها یا ایجاد موردی برای افزایش آنها را دشوار می‌کند. چهار معیار ارزش پیگیری را از ابتدا دارند:
زمان ذخیره شده برای مدیر CRM. تیم خود را برای ساعات اداری هفتگی قبل و بعد از اجرای CRM بررسی کنید. حتی مقایسه های غیررسمی قبل و بعد از چند هفته به شما نشان می دهد. برای اتوماسیون خاص گردش کار – مانند ضبط یک دنباله پس از تماس – می توانید از زمان ضبط به عنوان یک پروکسی استفاده کنید.
رکورد ضریب اشغال قبل از اینکه غنی سازی را اجرا کنید، اندازه گیری کنید که چند درصد از سوابق تماس و شرکت دارای فیلدهای کلیدی پر شده است: صنعت، اندازه شرکت، عنوان شغل و مرحله چرخه عمر. پس از فعال کردن غنی‌سازی برای تعیین کمیت بهبود، این نرخ را ماهانه دنبال کنید.
سرعت ردیابی برای دنباله‌هایی که با پر کردن فرم‌ها یا تکمیل یک قرار ایجاد می‌شوند، میانگین زمان بین رویداد آغازگر و اولین دسترسی را اندازه‌گیری کنید. این یکی از مستقیم ترین معیارها برای کارکرد اتوماسیون و یکی از مهم ترین آنها از نظر تجاری است، زیرا سرعت پیگیری به طور مداوم با نرخ تبدیل مرتبط است.
کیفیت انتقال برای فاصله بین بازاریابی و فروش یا بین فروش و موفقیت مشتری، اندازه گیری کنید که آیا تیم دریافت کننده زمینه مورد نیاز خود را در هنگام دریافت رکورد دارد یا خیر. این را می توان با یک نظرسنجی داخلی ساده، با ردیابی تعداد دفعات انجام کارهای انتقال به موقع، یا با اندازه گیری اینکه آیا سوابقی که به مرحله بعدی پیشرفت کرده اند، فیلدهای مورد نیاز را پر کرده اند یا خیر، ارزیابی کرد.
این چهار معیار – صرفه جویی در زمان، کامل بودن رکورد، سرعت ردیابی و کیفیت تحویل – تصویری آگاهانه از AI CRM ROI بدون نیاز به مدل‌سازی اسناد گران قیمت به شما می‌دهد.
برای اطلاعات بیشتر در مورد اتوماسیون بازاریابی مبتنی بر هوش مصنوعی، راهنمای اتوماسیون بازاریابی مبتنی بر هوش مصنوعی HubSpot را بررسی کنید. برای اینکه چگونه هوش مصنوعی جریان کار خدمات مشتری را تغییر می دهد، هوش مصنوعی در خدمات مشتری را ببینید.
سوالات متداول درباره کاهش هوش مصنوعی کار دستی CRM
چگونه می توانم بدون وقفه در فرآیندهای جاری، کار کوچکی را شروع کنم؟
گردش کاری را انتخاب کنید که در آن مشکل به وضوح تعریف شده باشد و نتیجه قابل اندازه گیری باشد. غنی‌سازی پس از تکمیل فرم نقطه شروع خوبی است زیرا فقط بر مخاطبین جدیدی که وارد CRM می‌شوند تأثیر می‌گذارد و روی سوابق موجود یا جریان‌های کاری تأثیری ندارد.
ضبط یک دنباله بعد از جلسه یکی دیگر از نقاط ورود کم خطر است: این خودکارسازی را به مرحله ای اضافه می کند که در حال حاضر به حافظه تکرارها متکی است در حالی که به تکرارها اجازه می دهد مخاطبین را لغو یا به صورت دستی ضبط کنند. در هر صورت، گردش کار را به موازات فرآیند فعلی خود به مدت چند هفته قبل از تبدیل آن به مسیر پیش فرض اجرا کنید.
چگونه می توانم کنترل کنم کدام به روز رسانی های CRM باید توسط انسان ها مشاهده شود؟
از تنظیمات مجوز HubSpot برای تعیین اینکه چه کسی می‌تواند غنی‌سازی و به‌روزرسانی‌های مبتنی بر گردش کار را پیکربندی کند، استفاده کنید. برای انواع خاصی از سوابق یا ویژگی‌ها – مبالغ معامله، فیلدهای صلاحیت سفارشی، سوابق تماس با ارزش بالا – غنی‌سازی خود را طوری تنظیم کنید که فقط در فیلدهای خالی بنویسد و یک صف بازبینی برای هر گونه به‌روزرسانی‌های ایجادشده در جریان کار برای آن ویژگی‌ها ایجاد کنید. برای گسترش ایجاد شده توسط ابزار هوش مصنوعی HubSpot، یک هنجار تیمی ایجاد کنید که پیام های ساخته شده با هوش مصنوعی قبل از ارسال بررسی شوند، نه اینکه مستقیماً از مرحله گردش کار ارسال شوند.
آیا هوش مصنوعی جایگزین نمایندگان یا مدیران خواهد شد؟
خیر. هوش مصنوعی هزینه‌های اداری را که در رأس کار فروش و مدیریت مشتری قرار می‌گیرد کاهش می‌دهد – این جایگزین قضاوت، ایجاد رابطه و تصمیم‌گیری متنی که نمایندگان و مدیران ارائه می‌کنند نمی‌شود.
تحقیقات روی هوش مصنوعی در فروش به طور مداوم نشان داده است که هوش مصنوعی زمانی مؤثرتر است که وظایف تکراری را با داده‌ها پردازش کند و سیگنال‌ها را استنباط کند، در حالی که انسان‌ها تصمیماتی را که این سیگنال‌ها می‌دهند انجام می‌دهند. مدیران CRM، به‌ویژه، از مدیریت دستی داده‌ها به طراحی، مدیریت و پیکربندی گردش کار هوش مصنوعی حرکت می‌کنند – کاری که نیاز به درک تجارت دارد، نه فقط سیستم.
چقدر سریع ارزش گردش های کاری AI CRM را می بینم؟
برای اتوماسیون آسان – ضبط پیگیری بعد از جلسه، پرورش سرنخ جدید، هشدارهای معامله قدیمی – معمولاً تیم ها در 30 روز اول بهبود قابل اندازه گیری در سرعت پیگیری و کامل بودن رکورد را مشاهده می کنند.
ویژگی‌های پیچیده‌تر، مانند پیش‌بینی سرنخ، به داده‌های تاریخی کافی (حداقل چندین ماه معاملات CRM) برای قابل اعتماد شدن مدل نیاز دارند. با اتوماسیون ساده‌تر شروع کنید، پیشرفت قابل اندازه‌گیری را نشان دهید و از این موفقیت برای ایجاد پرونده برای ویژگی‌های پیچیده‌تر استفاده کنید.
ابتدا چه کارهای CRM دستی را باید خودکار کنم؟
سریعترین راه برای به دست آوردن هوش مصنوعی برای کاهش کار دستی CRM، هدف قرار دادن وظایفی است که در آن اصطکاک بیشتر است و کیفیت داده در حال حاضر به اندازه کافی پایدار است تا از اتوماسیون پشتیبانی کند. اولویت بندی بر اساس تاثیر و آمادگی داده ها. سه کار با بیشترین تاثیر که باید ابتدا به صورت خودکار انجام دهید عبارتند از:
- هنگام پر کردن فرم با شرکت تماس بگیرید و غنی سازی کنید – بنابراین هر سرنخ جدید با زمینه می رسد و زمان تحقیق قبل از تماس کاهش می یابد.
- ثبت توالی پس از تعامل – بنابراین پیگیری پس از گفتگوها، دموها و جلسات منسجم و سریع است.
- تراکنش های قدیمی و ثبت هشدارها – بنابراین خط لوله به جای اینکه در طول بازرسی خط لوله کشف شود، به طور خودکار سطح را باز می کند.
این سه گردش کار کیفیت داده، سرعت ردیابی و نمایان بودن خط لوله را هدف قرار می‌دهند – نگرانی‌های اولیه برای تیم‌های مدیریت فروش، RevOps و CRM – و همگی در CRM هوشمند HubSpot بدون نیاز به پیکربندی فنی گسترده قابل اجرا هستند.
مؤثرترین تیم‌ها از هوش مصنوعی برای کاهش تدریجی کار CRM دستی استفاده می‌کنند – با یک گردش کار شروع می‌شود، تأثیر را اندازه‌گیری می‌کند و از آنجا گسترش می‌یابد.
برای شروع آماده اید؟ CRM هوشمند HubSpot را برای مجموعه ابزار کامل CRM مبتنی بر هوش مصنوعی بررسی کنید، یا به صورت رایگان با Smart CRM HubSpot شروع کنید تا پایه داده‌ای را بسازید که گردش‌های کاری مبتنی بر هوش مصنوعی شما به آن نیاز دارند.
